Les formalités administratives pour immatriculer une société

Parmi toutes les étapes de création d’une entreprise à remplir, la dernière consiste à accomplir les démarches administratives obligatoires pour immatriculer son entreprise. Cette étape finale doit être bien préparée en amont pour éviter les aller-retours avec l’administration. Quels sont les documents nécessaires pour immatriculer une société? Quelle est la procédure à respecter? On vous explique.

Les documents requis pour immatriculer une société

Pour immatriculer sa société, de nombreux documents doivent être fournis. Il est généralement conseillé de posséder des compétences juridiques ou de se faire aider par un professionnel (avocat, expert-comptable, plateforme juridique, etc.) pour éviter tout risque d’erreur.

Voici les principales pièces justificatives qui doivent être fournies lors de l’immatriculation et qui peuvent nécessiter un accompagnement :

• Les statuts sociaux : c’est un document qui reprend toutes les principales informations sur la société (dénomination, objet social, capital social, etc) et les règles de fonctionnement (organes de direction, cession de titres, etc). Attention: en fonction de la forme de la société (SAS, SARL, SASU, EURL, etc.) les règles peuvent être définies plus ou moins librement.
• L’attestation de dépôt des fonds : cette attestation est remise aux associés une fois qu’ils ont constitué puis déposé le capital social de leur société auprès d’une banque ou d’un autre organisme habilité.
• La déclaration de non-condamnation : ce document est requis pour chaque dirigeant d’entreprise. Le dirigeant doit déclarer sur l’honneur qu’il n’a pas été condamné à une interdiction de diriger une personne morale. Il est également possible de mentionner sur ce document des éléments concernant la filiation (nom du père et de la mère du dirigeant) pour éviter d’avoir à produire un second document intitulé “déclaration de filiation”.
• Le formulaire M0 : ce formulaire M0 est utilisé pour déclarer la création d’une personne morale. Il contient de nombreuses informations sur la future société (dénomination sociale, activités principales, siège social, nom commercial et enseigne, gérance, options fiscales, etc.).
• Pièce d’identité : tous les dirigeants doivent fournir un justificatif d’identité.
• Justificatif du siège social : cela peut être, par exemple, un titre de propriété, une facture EDF ou une quittance de loyer…
• Déclaration des bénéficiaires effectifs : c’est une liste indiquant toutes les personnes physiques qui contrôlent directement ou indirectement une société. Le but de cette déclaration est de lutter contre la fraude fiscale, le blanchiment d’argent et le terrorisme.
• L’attestation de parution d’une annonce légale : l’attestation de parution est fournie par le journal d’annonces légales (JAL) dans lequel a été publié un avis informant les tiers de la création de la société. Cette annonce doit comprendre certaines mentions obligatoires pour être valable (dénomination sociale, forme de la société, capital, siège social, objet social, etc.).

Pour les activités artisanales, en plus de ces pièces justificatives, une attestation de suivi du stage de Préparation à l’Installation (SPI) doit également être fournie lors de l’immatriculation de la société au Répertoire des Métiers (RM). Bon à savoir : le SPI risque de devenir facultatif en 2019.

La procédure d’immatriculation d’une société

Une fois le dossier complet, il est nécessaire de le déposer auprès du CFE (Centre de Formalités des Entreprises) compétent. Le CFE compétent se charge ensuite de transmettre l’ensemble des pièces justificatives à l’organisme adéquat :

• Si l’activité est commerciale, le dossier sera transmis au greffe du tribunal de commerce afin d’immatriculer la société au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés).
• Si l’activité est artisanale, le dossier sera transmis à une CMA (Chambre de Métiers et de l’Artisanat) afin d’immatriculer la société au RM (Répertoire des Métiers).

Une fois la société immatriculée, le Kbis de la société est remis à l’entrepreneur. Ce dernier indique notamment :

• Le numéro SIREN ("EN" pour "entreprise") de la société. C’est le numéro d’identification au RCS qui doit être utilisé dans le cadre des relations avec les organismes publics et les administrations.
• Un ou plusieurs numéros SIRET ("ET" pour "établissement").
• Le code APE (Activité Principale Exercée). Ce code est attribué automatiquement par l’INSEE en fonction de la description de l’activité faite dans les statuts de la société.

Plus complexe qu’il n’y paraît au premier abord, immatriculer une société requiert une longue préparation en amont. Pour éviter de commettre des erreurs lors de la réalisation des démarches administratives, des plateformes juridiques se sont développées pour aider les entrepreneurs à immatriculer leur société.

A titre d’exemple, Legalstart.fr s’occupe de générer toutes les pièces justificatives nécessaires pour immatriculer et créer une société. L’entrepreneur remplit un questionnaire, ce qui permet de générer automatiquement les documents administratifs nécessaires pour immatriculer la société. Il doit ensuite télécharger certains documents (pièce d’identité, justificatif de domicile) sur son espace personnel. Un expert s’assure alors que le dossier est complet, le transmet au CFE compétent et gère les allers-retours avec le Greffe jusqu’à l’obtention du Kbis.